Case

HTF - Atividade Funcional

CARACTERÍSTICA DO NEGÓCIO
HTF - Atividade Funcional surgiu em 2014 e está localizada em Volta Redonda, região sul fluminense do Rio de Janeiro. A HTF é um estúdio de 100m², com o serviço de treinamento funcional especializado em kettlebell, podendo ser em grupo ou personal. Também oferece workshops para profissionais de educação física.

IMPRESSÕES INICIAIS
As primeiras impressões foram como cliente, em agosto de 2017. Na época os treinos eram feitos na praça, ainda não havia espaço físico próprio para as aulas. A qualidade do serviço era inquestionável, e chamou a atenção nesse primeiro momento. Treinos muito bem estruturados e personalizados, mesmo com turmas com capacidade para atender até 10 alunos. Neste período os treinos de funcional eram feitos em grupos, e a maioria deles realizados com peso corporal, a disponibilidade de equipamentos era precária tanto em sua quantidade quanto em variedade. 

Os horários eram flexíveis, podendo ir o dia e horário que fossem da escolha do cliente (de acordo com o pacote contratado), desde que avisasse previamente no grupo do WhatsApp, funcionando como uma espécie de reserva da vaga/horário. Esse era o único processo de gerenciamento do negócio usado na época, e os pagamentos eram feitos via dinheiro e cartão que caiam na conta pessoal do empreendedor. Com a frequência nos treinos ainda como cliente, foram notadas algumas oportunidades de melhoria e um potencial de expansão para o negócio, necessitando a priori de um desenvolvimento e definição do modelo do negócio, e uma estruturação dos processos como empresa. Foi então em setembro de 2017, após algumas conversas, dicas, e compartilhamento de informações com o empreendedor, que este escolheu dar o passo de abrir o espaço físico e que se formalizou a contratação da consultoria.

ANÁLISE
Antes de iniciar qualquer trabalho de estruturação, foi aplicado o Diagnóstico Empresarial, que nada mais é do que entender os objetivos e perfil do empresário/empresa, em uma análise mais profunda, esmiuçando as diversas áreas que contemplam um pequeno negócio, como planejamento estratégico, financeiro, comercial/marketing, gestão de pessoas, processos, etc. Como a empresa ainda era pequena e nova, e não haviam processos definidos, a avaliação dos setores foi curta, tendo um foco maior no empreendedor. Após este diagnóstico, foi elaborada a Análise SWOT que indica tanto os pontos fortes e fracos internos, como as oportunidades e ameaças do mercado; e usada a ferramenta 5W2H. Este diagnóstico permanece sendo aplicado anualmente desde 2017, entre os meses de novembro e dezembro, com o objetivo de desenvolver um planejamento estratégico para o ano seguinte. Em conjunto, é realizado o planejamento financeiro para viabilizar os possíveis investimentos e inovações que serão aplicadas, além de desenvolver metas de faturamento.

RESULTADOS
O primeiro plano de ação delineado e executado a partir de setembro de 2017, foi definido seguindo os indicadores de prioridades, urgência, tendências, custo-benefício e desejos do empreendedor, e teve como destaques a estruturação da política de gestão de pessoas, preparando o negócio e organizando a estrutura de base para um possível crescimento da demanda. Foi definido o organograma estrutural de funcionamento; a exposição do desenho de cargos com a distribuição das funções, e responsabilidades de cada integrante almejado; e a formalização das regras através da elaboração de um Manual de Ética e Conduta. 

Também teve notoriedade o estudo e projeção financeira para um 1 ano de vendas, a estruturação do controle de caixa, abertura de uma conta bancária exclusiva para pessoa jurídica, e a criação de inventários e ações comerciais/marketing. Apesar de já existir redes sociais desde o início, foi necessário estruturar a divulgação e cronograma dos conteúdos. Todas as atividades de estruturação gerencial foram desenvolvidas pela Impacte sendo a empresa acompanhada e orientada nas demais áreas. Alguns mediadores como contadores, empresas de marketing digital foram aconselhados, para otimização de processos, e maior qualidade e suporte ao negócio.

No final de 2018 e 2019, ao refazer o Check-Up, todas as atividades de estruturação e gestão foram atualizadas para acompanhar o crescimento do estúdio. Vale salientar nesse período a padronização de processos financeiros, vendas, e atendimento ao cliente; a formalização de contratos; a criação um manual de orientação aos professores para casos emergenciais; a atualização da precificação conforme a nova realidade e situação do mercado; a implantação de um software de gestão específico para o setor, e o oferta de novas formas de pagamento (on-line e recorrente) não só para otimizar o trabalho, mas buscando favorecer o relacionamento com os clientes e gerar maiores amenidades e facilidades para estes.

Estrutura
O espaço também passou a contar com maior quantidade e variedade de equipamentos e instalações. Atualmente uma parede de escalada foi fixada para e já se iniciou a nova atividade no local e ampliando o âmbito de atuação.

Tecnologia
Um aplicativo completo e integrado com o sistema foi adotado no qual passou a ser realizado check-in das aulas, e envio de avisos. Este também disponibiliza ao aluno a opção de realizar o pagamento pela plataforma, monitorar a quantidade de aulas que faltam para acabar o plano, e ter acesso a treinos e vídeos, tornando a experiência para o cliente muito melhor.

Marketing
Investimentos em marketing também tiveram força e fizeram grande diferença. Foi realizada uma reformulação da marca e do nome, criando uma nova identidade visual mais moderna e personalizada ao gosto do proprietário.  

Contratação de Pessoal
 Um processo seletivo foi elaborado para o cargo de professores de educação física, seguindo os critérios de conhecimentos, habilidades, competências, e traços de personalidade desejados pelo empreendedor; as necessidades do negócio; e as peculiaridades do cargo e atividades pertinentes segundo o código brasileiro de ocupações do ministério do trabalho. Após definido o perfil e a descrição do cargo, fez-se a divulgação e a triagem dos currículos. Os candidatos selecionados foram para uma entrevista e por fim passaram por uma dinâmica, aplicada para ver o desempenho prático desses profissionais. Após selecionado o candidato, também foi estruturada a capacitação, um mês de treinamento para ambientação, conhecimento da abordagem do estúdio e aprendizado técnico.

DESAFIOS NA PANDEMIA
Desde 2017, a HTF vem mostrando crescimento contínuo. Sempre superando em metas do ano anterior. Durante a pandemia, fez se necessário a reestruturação do planejamento para se adequar ao novo cenário. Algumas inovações foram bem vindas como a oferta de treinos on-line e vídeos demonstrativos para suporte aos alunos. Durante os 3 meses de paralisação conforme estipulado pelo governo, o faturamento teve uma queda considerável, mas contando com o planejamento e controle financeiro rígidos feitos mensalmente desde 2017, a empresa conseguiu usar a sua reserva para manter-se estável. No segundo mês após a retomada, mesmo com o número de alunos reduzido, o faturamento já bateu a meta esperada para 2020 previstos ainda fora de um cenário pandêmico. E já houve reinvestimento em equipamentos e novos profissionais contratados. Durante esta retomada, o serviço de treinamento personalizado também foi acrescentado, para que pessoas com receio de sair de casa possam manter a rotina de treinamento de forma que se sintam confortáveis e seguras.

FUTURO
O futuro é expandir a empresa para novas unidades e ser referência em capacitação de profissionais da área. Além de obter cada dia mais equipamentos para trazer maior dinamismo e conforto para os clientes. O final do ano está chegando, um novo check-up empresarial será aplicado e novas metas e estratégias serão traçadas.