Em todo estabelecimento há normas e regras a serem seguidas, em relação a organização do espaço, forma de produção, apresentação do produto, entre outros. Alguns negócios padronizam e treinam seus funcionários, mas não fazem uma verificação rotineira para saber se está dentro do desejado ou não. A falta de análise pode levar há um não enquadramento e prejudicar o negócio.
Um escritório de arquitetura que mesmo tendo aplicado a metodologia 5s, não sabe onde está um determinado documento, levando mais tempo para realizar a tarefa e assim, demorando mais tempo para atender o seu cliente, podendo perdê-lo. Ou como no caso do serviço de alimentação, podendo prejudicar a saúde do seu consumidor, por não entregar um produto com a qualidade e livres de contaminantes.
Uma dica é a elaboração do checklist ou ficha de verificação, uma forma simples e eficiente de verificar se todas as etapas do processo de produção do produto/serviço ou organização do espaço estão atendendo as normas e regras da empresa. O checklist possibilita fazer uma análise preliminar das condições do local de trabalho: como estão sendo produzidos os produtos e como está o serviço de atendimento ao cliente, por exemplo. Assim, será possível pontuar o que está dando errado em cada etapa, qual a intensidade do risco e assim, prever ações corretivas para adequar aos requisitos e então entregar um produto/serviço de qualidade.
A ficha de verificação deve ser elaborada de acordo com as normas legais e regras da empresa. A partir destes documentos, monta-se uma lista de itens que devem ser verificados. Um exemplo de ficha de verificação pode ser visto na tabela 1.
É importante ressaltar que a análise deve ser feita em cada processo, dividindo os itens em blocos. Alguns processos podem estar conformes, porém outros podem ter alguma deficiência, necessitando de correção. No caso de não conformidade, é importante escrever uma observação do que foi avaliado e assim, buscar nas padronizações as formas correções, se não existir um manual de orientação, é necessário desenvolver ações para corrigir o problema.
É de extrema importância que se determine períodos para realizar a verificação e o responsável pela atividade. Com uma rotina será mais fácil detectar os possíveis riscos e corrigi-los, antes que a qualidade do seu produto/serviço seja prejudicada, levando uma queda nas vendas.
Se tiver dificuldades em elaborar o checklist, busque ajuda de um profissional, ele irá orientá-lo e desenvolver este projeto de padronização, monitoramento e verificação para o seu negócio.
PARA O SERVIÇO DE ALIMENTAÇÃO
Para estabelecimentos do ramo de alimentos e bebidas, sabemos que há normas rigorosas a serem seguidas para que consumidores não sejam contaminados na ingestão de alimentos. A norma RDC 275/02 disponibiliza a lista de verificação utilizada pela ANVISA em inspeções para que os gestores possam usufruir e se guiarem.
A ficha de inspeção também pode ser elaborada ou adaptada pelo serviço de alimentação. Mas por que ter este trabalho já que há uma lista pronta? Em alguns casos, é importante desenvolver um checklist próprio, pois cada empresa possui sua própria especificidade e em alguns casos, há diversas normas que regulamentam o mesmo produto, necessitando o enquadramento em todas, tornando a verificação mais rigorosa e oferecendo subsídios para melhor análise de resultados.
O checklist poderá ser elaborado a partir do Manual BPF – Boas Práticas de Fabricação e POP – Procedimentos Operacionais Padronizados que a empresa criou. No manual encontra-se descrito as medidas que devem ser tomadas para que se obtenha a segurança dos alimentos. Cada estabelecimento possui um manual que contêm informações únicas, visto que cada negócio possui rotinas distintas e dessa forma é necessário adequações.
Lembre-se de que prezar pela segurança dos alimentos além de ser obrigatório, garante a saúde do consumidor, reduz custos de produção, aumenta a qualidade do seu produto, além de fidelizar seu cliente.