O controle de caixa é indispensável para negócios que desejam sobreviver e crescer. Com o monitoramento sistemático de entradas e saídas de recursos, o controle traz diversos benefícios para sua empresa. É possível extrair informações que irão auxiliar na tomada de decisões, na otimização de processos e resolução de problemas.
Um controle mal desenvolvido ou sua inexistência, pode acarretar em atrasos nos pagamentos, dificuldade em saber o valor exato do capital de giro necessário, a empresa acaba não possuindo reserva emergencial, há desperdícios em excessos e a empresa pode ir a falência.
FORMAS DE REALIZAR O CONTROLE FINANCEIRO
Há algumas formas de realizar o controle, porém alguns podem não ser tão funcionais, veja:
1- Software: prático, fácil e muito agregador. Há diversos sistemas, podendo ser específico para o seu negócio ou geral, variando de gratuitos até os com preços mais elevados. O empresário pode escolher o que mais se ambientar e o que couber no bolso. Estudar as possibilidades do mercado é imprescindível na tomada de decisão sobre o software a contratar. Escolha o que mais se ambientar e o que mais apresente as métricas necessárias para o desenvolvimento do negócio.
2- Planilhas em excel: podem ser complexas ou nada funcionais dependendo do tipo de negócio, pois não irão entregar os relatórios necessários para tomada de decisões. Porém para negócios mais simples, serão muito úteis. Irão conseguir entregar tudo o que você desejar. Será necessário contratar algum especialista no desenvolvimento de planilhas, caso não tenha ninguém na empresa que saiba desenvolver. Analise quais indicadores são essenciais para avaliar constantemente e medir o desempenho do negócio.
3- Controle a mão: pode ser utilizado, porém não deve ser a única opção. Pode ser um auxílio ou uma forma de comparar dados de dois registros, mas nunca deve ser feito só por ele. A diferença de um controle em um software ou planilha para um controle no papel é que o papel você só obtém dados e não consegue extrair informações como os outros.
Independente da forma que irá realizar o controle, seja apenas por software/planilha ou a integração de um dos dois junto ao do papel, você precisará ter determinação e foco para iniciar as atividades.
COMO FAZER UM BOM CONTROLE
1- Lance todas as saídas, mesmo as de menor valor. Lembre-se que 1 real gasto todos os dias, ao final do ano, serão R$365 reais. Este é o pensamento que se deve ter antes de realizar uma compra.
2- Lance todas as entradas, discriminando o que foi comprado, características, data, etc. Assim, será possível obter o ticket médio, saber se há algum produto que não está saindo e quais são vendidos em cada época do ano.
3- Faça controle de entrada e saída para saber o quanto será necessário comprar/pagar e vender para cumprir a meta do mês. Além de ter o controle de pagamentos e garantir que as contas estão sendo pagas na data correta, evitando multas.
4- Faça conciliação bancária para verificar se o dinheiro que está na conta condiz com o que está registrado. Também confira se o dinheiro em caixa ao final do dia está batendo. Se não tiver, faça uma auditoria para entender o que aconteceu.
5- Se sua conta pessoal e jurídica estão juntas, comece imediatamente a separar. Defina um pró-labore semanal/mensal para retirar o dinheiro da empresa para você. Inicialmente poderá ser difícil, mas isso também irá ajudar na organização das finanças pessoais.
6- Por fim, faça um planejamento do que deseja gastar e receber durante o ano, defina metas e passe para a equipe!!
DIFICULDADES
Inicialmente a implantação de um controle financeiro poderá ser trabalhoso e demandar tempo, pois será necessário lançar todas as informações iniciais para que se tenha uma análise completa. Mas vá por mim, será uma das melhores coisas que irá fazer para o seu estabelecimento.
Para auxiliar na implantação, inicie fazendo os lançamentos no papel mesmo, e tire um horário no dia/semana para fazer os lançamentos da planilha/software, assim você irá se ambientando a nova rotina e ao programa utilizado. Quando tiver craque, faça o lançamento no sistema em tempo real, no momento da venda ou compra de materiais.
Nem sempre tudo precisa ser mudado de um dia para a noite. Entenda o seu perfil, coloque pequenas metas e cumpra. O resultado final será incrível!
Se tiver dificuldade de se organizar sozinho, peça ajuda, seja de um consultor ou de um funcionário/amigo que tenha mais experiência e tempo disponível que você, só não deixe de começar!!
Ao longo do tempo, você verá que o controle se tornará muito mais fácil, prático e menos trabalhoso.
BENEFÍCIOS
O bom controle de caixa junto a emissão de relatórios irá mudar a vida do seu estabelecimento.
Visualizar o aumento de um determinado produto, fará você se questionar se houve mesmo um aumento de demanda ou aumento de desperdícios. Assim, você poderá negociar com o fornecedor ou rever os processos operacionais para entender onde estão acontecendo os desperdícios. Reduzindo então, seus custos e aumentando sua lucratividade.
Os relatórios poderão apresentar o ticket médio do seu negócio, auxiliando no desenvolvimento de estratégias para aumentar este valor. Também poderá apontar os meses que mais teve lucro e assim, entender a sazonalidade e também criar formas de ampliar ainda mais as vendas naquela época ou nas épocas de menor faturamento. Desenvolva ações para aumentar as compras!
Além desses exemplos, há muito mais análises que poderão te ajudar. Basta entender o negócio, as métricas essenciais e medi-las constantemente.
Por fim, será possível planejar e atingir metas. A curto prazo já será possível verificar a saúde financeira do seu negócio e tomar decisões para melhorar processos e reduzir custos. A médio prazo, obter capital de giro, e a longo prazo fazer bons investimentos com as reservas que foram feitas.